In vielen Unternehmen ist die Bearbeitung eingehender E-Mails und Anhänge, gerade bei zentralen Postfächern, ein zeitintensiver Prozess. Informationen müssen manuell geprüft, aufbereitet, mit internen Datenquellen abgeglichen und anschließend weiterverarbeitet oder versendet werden. Dieser Ablauf ist nicht nur fehleranfällig, sondern bindet häufig auch viele personelle Ressourcen – insbesondere bei wiederkehrenden Aufgaben mit hohem Datenvolumen.
Die Lösung bietet der MILTON Mailmover: ein Werkzeug zur automatisierten Verarbeitung von E-Mails inklusive
Anhängen, zur strukturierten Datenaufbereitung sowie zum Versand von Nachrichten auf Basis individuell definierbarer Parameter.
Risiken manueller Prozesse
Ohne Automatisierung bedeutet die Verarbeitung eingehender E-Mails einen hohen manuellen Aufwand. Die Durchsicht von Nachrichten, das Extrahieren relevanter Informationen sowie das Gegenprüfen von Nutzen und Zweck der E-Mails und Anhängen sowie Zuweisen an den richtigen Empfänger, nimmt oftmals mehrere Stunden täglich in Anspruch. Darüber hinaus ist die Fehleranfälligkeit hoch: Zahlendreher, fehlerhafte Zuordnungen oder schlicht das Übersehen relevanter Informationen können Auswirkungen auf nachgelagerte Prozesse haben.
Insbesondere bei strukturierten Abläufen, etwa im Rechnungswesen, im Bestellprozess oder bei standardisierten Reports, werden diese Schwächen deutlich. Die Folge: Verzögerungen, Mehrkosten und eine Belastung der Mitarbeitenden durch repetitive Tätigkeiten.
Automatisierte Verarbeitung mit dem MILTON Mailmover
Der MILTON Mailmover adressiert genau diese Herausforderungen. Er analysiert eingehende E-Mails und identifiziert dabei relevante Inhalte sowie Anhänge – etwa PDF-Dateien mit Rechnungen oder Formularen. Die enthaltenen Informationen werden automatisiert ausgelesen und mit zuvor definierten Parametern abgeglichen.
Je nach Konfiguration erfolgt anschließend eine automatisierte Weiterleitung der E-Mail – flexibel anpassbar in Bezug auf Empfänger, Betreff, Mailinhalt oder Anhang. Die Automatisierung kann dabei entweder zeitgesteuert oder manuell ausgelöst werden. Weiterleitungslogik und inhaltliche Filter lassen sich individuell definieren und nahtlos in bestehende Abläufe integrieren. Der gesamte Analyseprozess sowie die Verarbeitung der E-Mail findet dabei lokal in Ihrer Infrastruktur statt, denn der MILTON Mailmover greift zu keinem Zeitpunkt auf externe Ressourcen zu.
Konkreter Anwendungsfall
Ein Praxisbeispiel: Das Rechnungswesen, bestehend aus mehreren Mitarbeiter*innen, nutzt ein E-Mailpostfach für den Rechnungseingang. Auf dieses Postfach haben alle Mitarbeiter*innen zugriff und können die eingehenden E-Mails bearbeiten. In diesem Postfach landen nun allerlei E-Mails mit Rechnungen als PDF im Anhang, bisher musste ein Mitarbeiter diese Mail öffnen, den Anhang prüfen, die Rechnungsnummer extrahieren und den passenden Empfänger manuell aus zwei separaten Excel-Tabellen sowie einer Datenbank ermitteln. Erst danach konnte die weitere Verarbeitung der Rechnungen erfolgen. Hier kamen in der Woche knapp 500 E-Mails zusammen, wobei je E-Mail knapp 30 Minuten Aufwand entstanden.
Mit dem MILTON Mailmover entfällt der gesamte manuelle Aufwand, da das System automatisch die relevante Rechnungsnummer erkennt und sie mit den internen Datenquellen vergleicht. Anschließend leitet das System die aufbereitete Information automatisch an den richtigen Empfänger weiter – auf Knopfdruck oder zu einem definierten Zeitpunkt. Auf wunsch lässt sich auch ein Audit-Protokoll erstellen, damit im Nachgang geprüft werden kann, welche E-Mail an welches Postfach gesendet worden ist. Der MILTON Mailmover erreicht hierbei einen Effizenzgrad von 99,9% und schafft die Verarbeitung der 500 Mails in weniger als 10 Minuten.
Vorteile auf einen Blick
- Zeitersparnis durch Wegfall manueller Arbeitsschritte
- Reduzierung von Fehlerquellen, da menschliche Eingriffe minimiert werden
- Skalierbarkeit und Geschwindigkeit auch bei komplexen Verarbeitungsvorgängen
Der MILTON Mailmover ist die ideale Lösung für Unternehmen, die ihre E-Mail-Verarbeitung effizient, zuverlässig und zukunftssicher gestalten möchten – ganz ohne zusätzlichen personellen Aufwand.